Datenschutzinformation
Digitaler Assistent „Alexander“ von Next-IT · Stand 27.10.2026
Entwurf – diese Information wird derzeit noch rechtlich geprüft.
Verantwortlicher und Zweck
Verantwortlich ist Next-IT, 5, Steen, L-9993 Weiswampach, Telefon +352 2832 8888, nextit.lu. Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontakt folgen].
Der digitale Assistent „Alexander“ verarbeitet Anrufe und WhatsApp-Nachrichten, um:
- das Anliegen aufzunehmen und Sie mit dem richtigen Mitarbeiter zu verbinden,
- einen Rückruf zu organisieren, wenn niemand erreichbar ist,
- WhatsApp-Nachrichten zu beantworten und an den richtigen Mitarbeiter weiterzugeben,
- Sie im Auftrag eines Mitarbeiters anzurufen und eine Nachricht auszurichten,
- Lob, Kritik und Vorschläge an die Geschäftsleitung weiterzugeben,
- mit Ihrer Einwilligung Gespräche aufzuzeichnen, um den Assistenten und die Mitarbeiter zu schulen.
Welche Daten verarbeitet werden
| Daten | Wann | Wozu |
|---|---|---|
| Angezeigte Rufnummer | jeder Anruf | Wiedererkennen, Rückruf |
| Sprache (Audio, live) | jeder Anruf | Gespräch mit dem Sprachmodell |
| Mitschrift (Text) | jeder Anruf | Notiz an den Mitarbeiter |
| Name, Firma, Anliegen, Rückrufnummer | wenn genannt | Notiz, Rückruf |
| Gesprächsaufnahme (Audio) | nur mit Einwilligung | Schulung, Notiz an den Mitarbeiter |
| Name zu einer Handynummer | wenn genannt | Begrüßung beim nächsten Anruf |
| WhatsApp-Nachrichten (Text, Sprachnachrichten, Bilder), Name und Nummer | wenn Sie schreiben | Anliegen aufnehmen, Antwort |
| Anrufe im Auftrag eines Mitarbeiters: Nummer, Nachricht, Gesprächsinhalt, Ergebnis | wenn Alexander Sie anruft | Nachricht ausrichten, Ergebnis an den Mitarbeiter |
| Feedback (Lob, Kritik, Vorschlag) | wenn geäußert | Weitergabe an die Geschäftsleitung |
Besondere Kategorien (z. B. Gesundheitsdaten) werden nicht gezielt abgefragt; erwähnen Sie sie selbst, landen sie in Mitschrift und Notiz.
Wo und von wem die Daten verarbeitet werden
Gespeichert wird auf dem eigenen Server von Next-IT in Weiswampach, in den Postfächern der Mitarbeiter und – bei WhatsApp – auf dem WhatsApp-Business-Handy von Next-IT sowie den Handys der zuständigen Mitarbeiter.
| Stelle | Was |
|---|---|
| Telefonanlage innovaphone (Cloud) | Rufnummer, Verbindung |
| Server von Next-IT (Weiswampach) | Mitschriften, Aufnahmen, Anrufjournal, WhatsApp-Verläufe, Anrufaufträge |
| Google Gemini (KI-Dienst von Google) | Sprache live, Mitschrift, Zusammenfassung, WhatsApp-Nachrichten; Google-Rechenzentren |
| SMTP2GO (EU-Server) | Versand der Notiz-Mails an die Mitarbeiter |
| Microsoft 365 | Postfächer der Mitarbeiter |
| WhatsApp (Meta) | Übermittlung der WhatsApp-Nachrichten (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) |
Speicherdauer
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Gesprächsaufnahmen | 30 Tage, dann automatisch gelöscht |
| Mitschriften und Anrufjournal | 30 Tage, dann automatisch gelöscht |
| WhatsApp-Verläufe auf dem Server | 30 Tage; Bilder und Sprachnachrichten nur bis zur Antwort |
| Anrufe im Auftrag eines Mitarbeiters | Ergebnis 30 Tage |
| Name zu einer Handynummer | 365 Tage nach dem letzten Anruf |
| Notiz-Mails an die Mitarbeiter | nach der Mail-Aufbewahrung von Next-IT |
Rechtsgrundlagen
- Anliegen, Mitschrift, Rückruf, WhatsApp, Anrufe im Auftrag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfrage bzw. unsere Geschäftsbeziehung) und lit. f (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kundenannahme).
- Aufnahme: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Alexander fragt zu Beginn; nur ein klares Ja oder Taste 1 gilt. Anrufe im Auftrag eines Mitarbeiters werden nie aufgezeichnet.
- Feedback: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Qualität unseres Kundendienstes).
- Widerruf: Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, wird Ihre Aufnahme gelöscht.
- KI-Hinweis: Alexander ist ein KI-Assistent und sagt das am Telefon und in WhatsApp offen.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Anfragen an Next-IT, +352 2832 8888, [Datenschutz-Mailadresse folgt].
Beschwerden können Sie bei der Commission nationale pour la protection des données (CNPD), Luxemburg, einreichen.